文 / 王铮 邱伟科

“智能”“智慧”是大数据时代的标签，随着海关治理能力现代化的推进，在全国海关系统全面进入智慧海关建设的当下，海关档案工作已经逐步实现了从幕后走向前台的“服务前移”，开启了融入智慧海关建设生态的序幕，并日益广泛地参与到全国海关“放管服”“互联网+政务服务”、以信用为核心的新型市场监管机制、“三互”大通关、国际贸易“单一窗口”“双随机、一公开”等改革措施领域，并为之提供必要的凭证、信息、经验、知识、文化等支撑，成为赋能智慧海关建设的重要数据基础环节。

从服务智慧海关建设到服务“智关强国”行动，海关档案工作对建设中国特色社会主义现代化海关的作用日益凸显。档案的来源、范围和用途在持续扩大，其对应的管理模式也理应向着数字化、信息化的方向协调发展。怎样协调整合好档案资料，从中发掘更加有价值的信息，如何更好地满足广大海关工作者、行政管理相对人以及社会公众对海关档案“知识库”不断提升的需求，是目前海关档案工作所面临的重要课题。

智慧海关建设对档案信息化提出挑战

随着科技的进步，大数据从科学前沿逐渐深入到各行业，已经形成产业规模，并上升到国家战略层面，大数据技术和应用呈现纵深发展趋势。2016年我国正式实施“大数据战略”，2017年5月4日，国务院《政务信息系统整合共享实施方案》出台。2017 年，全国海关关长会议明确提出，“开展新一代智能信息系统建设”。

随着党中央、国务院供给侧结构性改革的不断深入，海关主动应用大数据、人工智能、云计算、物联网、移动互联网等新技术与新业态，推动实现智慧征管、智慧监管、智慧保税、智慧统计、智慧稽查、智慧检验检疫、智慧缉私、智慧管理，在这些业务工作中产生的海量信息数据呈几何级数增长，而且这些数据往往以文本、图片、视频等非结构化数据形式存在，需要对其进行大量的分类、标注和索引才能称之为规范有效的档案数据。显然，目前仍相对粗放的档案服务方式难以跟上智慧海关数据档案管理的内在需求。

“信息孤岛”和“重藏轻用”影响档案工作提质增效

从海关数字档案资源现状来看，目前档案信息化进程的资金投入不足，相应的设备投入非常有限，而且也未能做到及时地更新和维护，导致档案信息化查阅、整理、存储等工作内容受到较大束缚。各级海关的各类档案信息尚未有机整合，各单位使用的数字化和档案管理等软件品牌版本各异，数据标准不统一，智能化检索和查阅的配置较低，阻碍了档案信息化平台的整合。业务壁垒、信息孤岛和数据源头多样等问题日渐突出，实现海关系统档案资源共享十分困难，降低了档案信息化管理的效率，影响了档案信息利用和价值发挥。

从传统档案管理作业模式来看，档案部门一直“重藏轻用”，设施利用能力不足，服务方式被动粗放，这种服务主要依靠人工操作实现，服务效率低下，难以满足档案人员精确查找和检索的需要，不方便档案用户精准利用档案信息，也导致档案编研与整合能力不足。随着智慧海关建设的深入推进，电子档案将大量产生，档案资源由结构化数据向非结构化数据发展且数据规模庞大，线上管理的发展趋势要求档案服务职能从实体保管与利用转向数据管理综合利用。长期以来，档案部门片面追求馆藏档案数字化的数量，却较少对馆藏资源数字化价值进行挖掘，难以满足档案资源共享要求。此外，由于档案的保密性特点以及档案远程利用服务能力不足等原因，也难以满足信息资源远程共享的需求。

智慧海关视角下档案信息化的多维构建策略

海关档案信息化建设是宏观与微观、全局与局部结合的系统工程，多维度提升档案的智能化服务能力是智慧海关背景下档案工作的必然要求。随着大数据的进一步深化发展，海关档案工作需要继续向知识管理、信息集约化服务的方向发展，实现从档案信息管理向档案智慧管理的转变提升。

策略一：转变理念，优化架构

对海关档案管理部门来说，要转变服务理念，由原来的行政主导理念逐步转变为开放合作、以人为本的档案管理理念。坚持技术优先的思想，正确理解技术应用的目的是开发档案资源的价值，满足用户的文化需求，而非以行政命令为导向进行档案研究；同时，也要加强和业务技术等部门的数据对接与合作交流。在此基础上，也要坚持并不断完善办公室行政领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的海关档案工作体制，切实提高档案部门依法履职能力，促进档案工作转型升级。

从档案管理业务架构上来看，档案管理主要是对档案资源和信息数据进行管理，首先，档案资源层的构建要规范、全面，涵盖全部的馆藏实体类和数字类资源；其次，整合档案信息资源，以网络技术、通信技术、多媒体技术等现代信息技术为手段，先行介入档案形成单位的工作环节和流程，推动档案资源的科学配置；再次，要加强对各业务门类载体档案收集整理和保管的监督指导，确保应收尽收、整理规范和齐全完整，持续做好事后管理评估。尤其要强化对重点工作、重大活动、重大项目以及新机构、新业务的档案业务指导和收集整理，同时做好具有海关特色的历史档案资料征集。

策略二：整合资源，智能升级

深刻理解“大档案”理念，做到档案工作与智慧海关建设同规划、同部署、同落实，保持一定的前瞻性，以信息化、数据化为抓手，紧跟智能化发展浪潮，建立覆盖全面的档案工作新格局。强调档案先行、服务先行，扩大档案信息资料覆盖效能。

为实现数据资源的开放与共享，解决数据壁垒与信息孤岛问题，避免因数据标准不统一带来的困扰，减少各机构与部门因资源共享不均造成的问题，需构建统一的数据标准体系，为档案管理提供统一的数据代码、数据元，提高跨学科整合及跨区域搜集的能效。

要加快海关数字档案室升级，以数字化为主要建设方向，实现档案场馆的管理智能化。做好“存量数字化”和“增量电子化”工作，通过数字扫描技术实现传统载体的数字化，将传统载体档案由线下管理向线上管理转变。通过积极运用电子签章、数字水印技术、区块链数据加密技术以及数字时间印章技术等，确保信息化档案的真实性、完整性、可用性和安全性。需要强调的是，对涉密海关档案进行数字化要严格遵守保密规定，采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露。

策略三：智慧服务，提质增效

统筹海关档案服务、政府信息公开服务和档案信息逐步走向社会服务的关系，将传统的资源依赖型与劳动密集型转变为服务主导型模式，加强对海关档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，全方位提供深层次、高质量的信息产品，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“数据库”“思想库”“文化库”，保障档案用户自由选择和平等获取档案信息权利的实现。

在严格档案信息公开保密审查的基础上，把可公开的各类档案、信息上传网络，开放海关档案信息、开展远程利用，逐步规划构建海关档案信息资源共享平台，更好地发挥海关档案资政益民的作用，满足各类档案利用者的查考需求。

对传统载体海关档案的数字化建设，要采取有效的管理措施和技术手段做好安全保密工作，对数字化档案查询要严格审查，严防密级文件传输到非涉密网络。同时对涉密档案、重要档案的存储介质建立检查检验确认和签字制度，确保安全保管和使用。

策略四：人才建设，复合创新

一方面，应加强对海关档案管理人员基础业务知识的培训，在此基础上优化专业知识结构，增强业务水平。同时，加强对数字化信息安全、重要涉密文件管理知识的培训，通过实时监督、用户安全教育等措施，对网络风险进行预测与管控，达到规避网络运行风险、提高安全管理水平的目的。

另一方面，提升海关档案管理人员岗位标准，着力培养具有档案专业知识且侧重于大数据处理与分析技术的复合型人才，关注大数据行业发展动态，重点关注人工智能技术与档案服务的融合机制，完善人机互动模式，尝试采用人工智能新技术抓取、收集和处理高级、复杂的海量档案信息，节约管理系统建设成本，增强档案信息服务决策的科学性与高效性，为海关管理决策和政策制定提供理论依据和档案数据支撑。

（作者单位：吴江海关 苏州海关）

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